ARKIV – HVA & HVORFOR

Hva er arkiv?

Arkiv er en samling av dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhet. Dette kan være både offentlige virksomheter og private virksomheter, som organisasjoner, bedrifter eller privatpersoner.

Arkiv består av ulike typer dokumenter. Det er oftest skriftlig materiale (håndskrevet, maskinskrevet, stensilert, trykt), men kan også være fotografier, film, video og lydopptak, plakater, tegninger, kart etc.

Arkivdokumenter kan være både på papir eller elektronisk. Hva som kalles et arkiv bestemmes heller ikke av størrelsen. Et arkiv kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller protokoll, til flere hyllemetere med arkivmateriale. Et arkivs verdi øker desto mer komplett dokumentasjonen er.

Hvorfor bevare arkiv?

Historiske arkiver representerer et fundament for vår kulturarv og en sentral del av den kollektive minnefunksjonen i samfunnet. På linje med muséer o.a. som tar hånd om de materielle kulturminnene, har institusjoner som driver med arkivbevaring en særdeles viktig rolle som kulturbærere. Vern av arkiver er et middel til å skape og holde ved like kulturell identitet og historisk bevissthet.

  • Samfunnsmessig dokumentasjon
    I en arkivinstitusjon får arkiver nytt liv som samfunnsmessig dokumentasjon, og arkiver etter så vel bedrifter, foreninger og organisasjoner som privatpersoner, skaper grunnlag for vitenskapelig forskning. Dette gjelder fagdisipliner som for eksempel historie, statsvitenskap, sosiologi og teknologi.
  • Lokalhistorisk forskning
    Videre vil denne typen arkivmateriale ha betydning for lokalhistorisk forskning, deriblant også slektsforskning. Mange organisasjons- og bedriftsarkiver kan være et viktig supplement til de tradisjonelle kildetyper som brukes innen slektsforskning.
  • Bedriftshistorisk fokus
    For bedrifter og organisasjoner vil arkivet være en sentral kilde i fremstillingen av jubileumsberetninger. Og sist, men ikke minst: en godt fremstilt organisasjons- eller bedriftshistorikk vil være et verdifullt profileringsverktøy rettet mot potensielle kundegrupper eller medlemmer.
  • Forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon
    Mens historiske arkiver kan knyttes til samfunnets kulturarv og historisk orientert forskning, fungerer arkivet også som forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon. Det er nødvendig med arkiv for å gi bedriften eller organisasjonen oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere sine handlinger overfor andre med tanke på egne krav og rettigheter. Det kan også tenkes at tidligere ansatte i en bedrift har behov for å dokumentere for eksempel ansettelsesforhold, praksis og etterutdanning, yrkesskader eller pensjonsgrunnlag.

Lovpålagt bevaringsplikt

Gjennom lover, instrukser og retningslinjer er offentlige virksomheter pålagt å ta vare på arkiv. I følge Lov om arkiv, skal offentlig forvaltning ha arkiver som er ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. For private virksomheter gjelder derimot ingen generelle lover om bevaringsplikt. Noen sentrale lover må imidlertid følges, som for eksempel aksjeloven, regnskapsloven, ligningsloven og personopplysningsloven. Dette innebærer allikevel at omfanget av bevarte privatarkiver i stor grad er avhengig av frivillighet fra arkiveieres side.

Bevaringsverdig?

Både en privat bedrift og en organisasjon vil normalt ha et tidsbegrenset behov når det gjelder å ta vare på arkivmaterialet. For de ansatte i en bedrift blir de dokumentene som har utspilt sin rolle i den daglige saksbehandlingen gjerne ansett som tilnærmet verdiløse. For å kunne fastsette arkivenes verdi i et lengre perspektiv, bør man trekke inn fagfolk. Dersom arkivets historiske dokumentasjonsverdi ikke blir erkjent i tide, er det fare for at de historiske arkivene går til grunne.

Tips til videre lesning

Her er en kort litteraturliste for deg som ønsker å lese mer om arkivfaglige spørsmål:

  • Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo 2009
  • Lange, Mangset, Ødegård: Privatarkiver. Bevaring og tilgjengeliggjøring. Riksarkivaren skriftserie 11. Oslo 2001.
  • Johannessen, Kolsrud og Mangset: Håndbok for Riksarkivet. Oslo 1992
  • Liv Mykland: Håndbok for brukere av statsarkivene. Riksarkivaren skriftserie 19. Oslo 2005
  • Mykland, Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Kommunene. Oslo 1997
  • Knut Johannessen: Den glemte skriften. Gotisk håndskrift i Norge. Riksarkivaren skriftserie 28. Oslo 2007.

Tekst: Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldarkivet.

Forrige innlegg:ARKIVORDLISTE Neste innlegg:Brev fra Deception Island