ARKIVDANNING

Arbeidet med å skape gode arkiver for fremtiden starter i det øyeblikk en bedrift eller organisasjon får inn et dokument som inneholder viktig dokumentasjon. Til alle dokument kan en stille seg en rekke spørsmål. Hvem har skrevet det? Hvilken dato er det skrevet og mottatt? Hva er innholdet? Hvem i bedriften/organisasjonen skal være mottaker av brevet? Hører brevet sammen med annen korrespondanse? Hva skal være den videre behandlingen?

For at man skal kunne håndtere korrespondansen administrativt og for at ettertiden skal kunne finne fram til informasjonen er det viktig med gode arkivsystem og gode rutiner. Arbeidet som er knyttet til å håndtere og vurdere post, registrere/journalføre dokument, lage samlemapper og legge dokument i arkivet, kaller vi arkivdanning. Arkivdanning omfatter også prosessen med å produsere egne dokument som også skal knyttes til rett sak, journalføres og arkivlegges.

Oppbygging av et arkiv

Den totale samlingen med inngående brev, utgående brev og interne notater utgjør et arkiv. Arkivet inneholder også møtereferater og ulike registre. For å håndtere ulike typer korrespondanse og registre deler vi et arkiv inn i ulike serier. Innenfor en serie er ofte arkivet organisert i ulike saker.

De vanligste seriene er møtebøker med referat fra styremøter, journal med oversikt over korrespondanse, sakarkivet som inneholder inn- og utgående korrespondanse og ulike serier knyttet til regnskap. En organisasjon har medlemsregistre, mens bedrifter gjerne har kunderegistre. Til mange bedrifter og organisasjoner hører det også en rekke spesialserier. Det kan for eksempel være knyttet til produksjon, aktivitet, salg og markedsføring. Noen gir ut internaviser mens andre har samlinger med kart og tegninger.

Ordningsprinsipp

Alle serier må ha et ordningsprinsipp. En møtebok er ordnet etter dato. Medlemsoversikter eller kunderegistre er gjerne ordnet etter medlems- eller kundenummer. Også sakarkivet kan være ordnet kronologisk, men det mest vanlige er å ordne arkivet i saker som hører sammen. Sakene blir så ordnet etter en nøkkel. Noen bruker alfabetet og ordner arkivet etter første bokstav i sakstittelen. Mer vanlig er å utarbeide en arkivnøkkel som er delt inn i ulike sakstyper. Det kan være korrespondanse som gjelder egen organisasjon, økonomi og spesielle fagfelt.

Dokumentere arkivdanningen

For oss som kanskje skal ta imot arkivet en gang i fremtiden er det viktig at det utarbeides basisdokumentasjon om arkivdanningen. Denne bør inneholde oversikt over:

  • Serier
  • Arkivnøkler
  • Viktige endringer i arkivet eller organisasjonen (f. eks. sammenslåinger)

Lesetips

Fonnes, Ivar Arkivhåndboken. 2009

Forrige artikkelRIKTIG OPPBEVARING