ARKIVORDLISTE

A

Arkiv
1) Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet.
2) Oppbevaringssted for arkiv.
3) Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv (også kalt arkivtjeneste).

Arkivbegrensning
Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Arkivdanning
Det å danne eller skape arkiv. Prosess med å journalføre og arkivlegge dokumenter.

Arkivdokument
Dokument som mottas eller produseres som ledd i en virksomhet.

Arkivkatalog
Katalog eller fortegnelse over arkivmateriale som er oppbevart hos arkivinstitusjoner. En tradisjonell katalog består av en innledning med opplysninger om den som har skapt arkivet (arkivskaperen) og arkivet og en arkivliste. I dag produseres katalogene vanligvis i et elektronisk system og gjøres tilgjengelig via portaler som arkivportalen.no

Arkivkode
En kode som tildeles den enkelte sak i sakarkivet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Arkivlegging
Det å plassere et dokument i arkivet.

Arkivnøkkel
System for ordning av sakarkiv. Arkivnøkkelen beskriver inndelingsprinsipp og gir en systematisk fortegnelse over de arkivkodene som benyttes.

Arkivserie
Del av et arkiv, ordnet etter ett og samme prinsipp.

Arkivskaper
En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet.

Arkivstykke
En fysisk enhet i et arkiv. Et arkivstykke kan være en eske, pakke, protokoll, CD osv.

Avlevering
Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. En avlevering innebærer at eiendomsretten til arkivmaterialet blir overført til arkivet.

D

Deponering
En deponering innebærer at arkivskaperen fremdeles sitter med eiendomsretten til arkivmaterialet, mens arkivinstitusjonen får disposisjonsretten.

Digitalisering
Det å overføre et dokument fra papir, lydbånd, film mv. til digital representasjon og elektronisk lagring. Digital representasjon benyttes i datamaskiner og på elektroniske medier.

Dokument
Etter Arkivlovens § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.

E

Elektronisk arkiv
Arkiv som består av elektroniske dokumenter.

Elektronisk dokument
Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon ved hjelp av en datamaskin.

G

Grovordning
Å skille arkivets ulike serier fra hverandre, og bestemme rekkefølgen mellom dem.

I

Innsyn
Det å gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i et eller flere dokumenter.

J

Journal
Register over saksdokumenter som behandles i et organ.

K

Kassasjon
Ta ut av arkivet og tilintetgjøre arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon.

Klausulert
At et arkiv eller vissse dokumenter er klausulert betyr at de er skjermet for innsyn. Se mer om dette på siden om Innsyn.

Konvertering
Omforme elektronisk informasjon fra et format til et annet, slik at informasjonen kan leses og bearbeides med en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille den.

O

Ordning
Å sortere dokumentene innen hver serie, og legge dem i riktig rekkefølge dersom det har blitt uorden i den opprinnelige ordningsmåten. Hver serie er i utgangspunktet ordnet etter et logisk eller systematisk mønster. Denne indre proveniens må bevares!

P

Proveniens
Proveniensprinsippet kan deles inn i to delprinsipper: ytre og indre proveniens.

Ytre proveniens innebærer at alle enkeltarkiver skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. En arkivskaper kan skape flere arkiver, for eksempel kan dette gjelde i en bedrift eller et offentlig organ som har flere avdelinger. Hver avdeling har da sitt selvstendige delarkiv som dekker virksomheten til bestemte deler av organet. Avdelingene utgjør da en egen arkivskaper som skaper eget arkiv. Et annet eksempel er en bedrifts pensjonskasse eller fagforening. Med egne styreprotokoller og eget regnskap, er det naturlig å definere nevnte enheter som selvstendige arkivskapere.

Indre proveniensbetyr at man innenfor det enkelte arkiv i størst mulig grad skal oppbevare dokumentene i den orden de fikk ved arkivlegging. Det er viktig å ikke opprette egne arkivsystemer under ordningen av historiske arkiver. Et arkiv er nemlig preget av arkivskaperens oppgaver, organisasjon og administrative rutiner, og inneholder mer informasjon enn det vi kan lese i de enkelte dokumentene. Det er snakk om konteksten arkivet er skapt i.

Kilde: Ivar Fonnes. Arkivhåndboken. 2009

Forrige innlegg:Elevforening med lagsavisa, Hugleik Neste innlegg:ARKIV - HVA & HVORFOR