AVLEVERING AV PRIVATARKIV

Arkiver etter foreninger og lag, organisasjoner, næringsliv og personer kan avleveres til Vestfoldarkivet for fremtidig bevaring. Selv om et arkiv ikke er komplett, er det allikevel viktig at man tar vare på det som måtte finnes.

Har du spørsmål knyttet til bevaring av arkiv eller har/kjenner til et arkiv som burde vært avlevert? Ta kontakt med en av våre arkivarer, enten på e-post eller telefon.

Før avlevering

  • Styrevedtak om avlevering bør foreligge (gjelder organisasjoner og virksomheter).
  • Arkiveier bør samle arkivmaterialet på ett sted.
  • Arkiveier bør foreta en grovsortering av materiale og fylle ut en avleveringsliste. Dette gjøres i samråd med Vestfoldarkivet.
  • Skriftlig avtale inngås med Vestfoldarkivet om vilkår for overføring, eiendomsrett (avlevering eller deponering) og bruk av arkivet.

Veiledning for avlevering av privatarkiv (pdf)

Se våre tips til hvordan grovordne arkiv her.

Eksempel på utfylt avleveringsliste (pdf)

Avleveringssliste – mal til utfylling (word)

Avlevering innebærer at eiendomsretten overføres til Vestfoldarkivet. Ved deponering har arkivinstitusjonen disposisjonsrett til materialet og tidspunkt for tilbakeføring nedfelles i den skriftlige avtalen. I det siste tilfellet blir ikke ordning av materiale prioritert uten økonomisk kompensasjon.

Etter avlevering

  • Avlevert arkivmateriale vil bli systematisert, katalogisert og oppbevart i et klimaregulert magasin.
  • Ordning av store arkiver kan medføre store økonomiske kostnader som vil være vanskelig for institusjonen å bære alene. Ordning av deponert materiale blir ikke prioritert uten økonomisk kompensasjon.
  • Ferdige kataloger publiseres på Arkivportalen.no – det vil si at interesserte får informasjon om hvor det avleverte materialet er.

Tilvekster til allerede overført arkiv bør ikke skje oftere enn ca. hvert 10. år. Unntaket er om organisasjonen/virksomheten blir nedlagt, eller om man skal flytte til andre lokaler eller lignende.

Bruk av arkivet

  • Før arkivmaterialet gjøres tilgjengelig for publikum, inngås en avtale med arkiveier om bruken av materialet.
  • Prinsipielt er det ønskelig med størst mulig åpenhet, noe som styrker informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen og rettstryggheten for den enkelte, men av og til er det nødvendig å innskrenke innsyn i materiale som berører personlige forhold.
  • Private rettssubjekter har anledning til å begrense innsyn i deler av arkivet, for eksempel for å beskytte forretningshemmeligheter.
  • Åpent arkivmateriale kan ses på vår lesesal.

Les mer

Arkivverkets side om Bevaring av privatarkiver.

Vestfoldarkivets bevaringsplan.

Forrige innlegg:Historikk - Fylkesarkivet for Vestfold Neste innlegg:Nettverksmøte 23. april 2015 - avlyst