Hvordan grovordne arkiv

Før avlevering til Vestfoldarkivet skal den/de som avleverer gjøre en grovordning av materialet. Dette gjøres helst i samråd med Vestfoldarkivet, men her er en liten innføring i hva og hvordan.

En grovordning innebærer å skille arkivets ulike serier fra hverandre. Dette er for eksempel møtereferater, korrespondanse, medlemsregistre og regnskap. En arkivserie kan være fra én protokoll til et titalls arkivbokser.

Flere arkiver?

Det hender at man har flere arkiver, det vil si at de dokumentene man har skriver seg fra ulike organisasjoner. Det kan for eksempel være at man har tatt i mot arkivet fra en nedlagt ”søsterorganisasjon”. Aller først bør man da sørge for å skille arkivene fra hverandre – og ikke blande sammen materiale som er skapt av ulike arkivskapere/organisasjoner. Disse må ordnes hver for seg.

Hent inn hjelp

Involver relevante personer i organisasjonen ved å informere om den forestående avleveringen. Ta kontakt med tidligere ansatte eller vervsinnehavere for å få samlet sammen arkivmateriale som måtte befinne seg privat.

Ett sted

For å gjøre grovordningen av arkivet enklest mulig, er det en fordel at alt materiale til sist samles på ett sted.

Et arkiv med sårt behov for ordning...

Et arkiv med sårt behov for ordning…

Hva  hører ikke hjemme i arkivet?

  • Trykksaker og rundskriv produsert av andre instanser, som rundskriv fra hovedorganisasjonen. Ett eksemplar kan beholdes om det har betydning for en bestemt sak eller om det er en viktig påskrift på rundskrivet.
  • Invitasjoner og reklame fra andre holdes også utenfor.
  • Dubletter kastes, det er tilstrekkelig med ett, maksimum to eksemplarer av et dokument.
  • Regnskapsbilag regnes som arkivuverdig, så fremt det ikke er store mangler i øvrig regnskapsmateriale. Unntak gjøres også om regnskapsbilagene er eldre enn ca. 1950. NB; i henhold til regnskapsloven er organisasjonen pliktig til å beholde regnskapsbilag yngre enn 10 år før de kasseres. Disse avleveres imidlertid ikke til Vestfoldarkivet.

Det er likevel bedre å beholde noen dokumenter for mye, enn at noe av betydning kastes. Usikker? Ta kontakt med oss.

Avleveringsliste

Når grovsorteringen er foretatt, utarbeides en liste med oversikt over arkivets serier. Det bør fremgå av listen om det er dokumentasjon i seriene som bør klausuleres av hensyn til personvernet.
Her kan du se et eksempel på en ferdig utfylt avleveringsliste (pdf)

Les mer

Avlevering av privatarkiv.

Se også vår Veiledning for avlevering av privatarkiv (pdf)

 

Forrige innlegg:Nytt til arkivet - Tømmerholt idrettslag Neste innlegg:Russ fra Bjørn Farmann
Vi trenger din hjelp!
Hei, vil du hjelpe oss til å få bedre hjemmesider? Vi trenger din tilbakemelding! Din identitet vil holdes skjult. Klikk her for å svare!