VELKOMMEN TIL VESTFOLDARKIVET

Vestfoldarkivets oppgaver

Innsamling

En av våre oppgaver er å sørge for planmessig innsamling av arkiv, med utgangspunkt i Vestfoldarkivets egen bevaringsplan. Innsamlingen foregår både ved at vi aktivt følger med når bedrifter eller organisasjoner legges ned, men også ved at mange tar kontakt med ønske om å avlevere. Vestfoldarkivet er depot for Vestfold fylkeskommune og vi tar imot eldre og avslutta fylkeskommunale arkiver.

Vestfoldarkivets bevaringsplan for privatarkiver.

Ordning og tilgjengeliggjøring

Når vi mottar et arkiv registrerer vi sentrale opplysninger og plasserer marerialet i magasin. Arkivene blir så ordnet og registrert. Da går vi igjennom hele arkivet og sorterer i logiske serier og beskriver innholdet. Arkivene blir registrert i arkivsystemet Asta og publisert til Arkivportalen.no. Alt dette er et ledd i arbeidet for å gjøre arkivene tilgjengelige for samfunnet.

Forespørsler

En av våre viktigste oppgaver er å behandler forespørsler om innsyn. Vestfoldarkivet får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter som kan gjelde både privat og fylkeskommunalt materiale.

Formidling

En annen av våre oppgaver er å gjøre samfunnet rundt oss oppmerksom på den verdien arkivene representerer. Som arkivarer kommer vi over mange spennende og viktige historier. Vi skriver derfor artikler om de aktørene vi har arkiver fra og historiske emner med vårt materiale som utgangspunkt. Materialet blir gjort tilgjengelig her på nettsiden, men vi bruker også Wikipedia, Facebook, Twitter og media.

Vestfoldarkivets ansatte holder også ulike foredrag og kurs av arkivfaglig art der det er relevant.

Veiledning

Gjennom rollen som kompetansesenter for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud, tilbyr vi også råd og veiledning til alle institusjoner som jobber med privatarkiver i regionen. I den forbindelse arrangerer vi nettverksmøter og kurs minst to ganger i året. Vi veileder også om ordning og registrering av arkiv til fylkeskommunen og private aktører som skal avlevere arkivene sine.

Organisasjon

Vestfoldarkivet er sammen med Samlingsforvaltningen en avdeling i Vestfoldmuseene IKS, et konsolidert museum opprettet som et interkommunalt selskap i 2009.

Vestfoldmuseene er både museum og arkivinstitusjon. Virksomheten har om lag 70 ansatte.

Selskapet er eid av ni kommuner og fylkeskommunen. Samarbeidsavtalene med eierne forplikter Vestfoldmuseene til å drive og videreutvikle de enkelte virksomhetene i henhold til vedtatte målsettinger og strategier, samt de strategi- og handlingsplaner som vedtas av selskapet.

Vestfoldarkivets historie går tilbake til 1997, da Fylkesarkivet for Vestfold ble etablert.

I 2004 etablerte Riksarkivet en ordning med koordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet. Fylkesarkivet for Vestfold ble oppnevnt som koordinerende institusjon for fylkene, Vestfold, Buskerud og Telemark. Vi er fremdeles koordinerende institusjon for Vestfold og Buskerud, mens Telemark gikk ut av ordningen i 2007.

Fylkesarkivet for Vestfold ansatte som den første kommunearkivinstitusjonen en egen arkivformidler i 2008.

1. januar 2009 ble Fylkesarkivet for Vestfold slått sammen med Museumssenteret i Vestfold. Den nye enheten fikk navnet Kompetansesenter for Museum og Arkiv (KOMMA). Da Vestfoldmuseene IKS ble etablert senere samme år, gikk KOMMA inn som en avdeling i det konsoliderte museet. Fra 1. januar 2011 ble det tidligere Fylkesarkivet for Vestfold skilt ut som en egen avdeling i Vestfoldmuseene IKS og fikk navnet Vestfoldarkivet.

1. august 2012 ble Vestfoldarkivet og Samlingsforvaltningen en avdeling med felles leder, Karianne Schmidt Vindenes.

 

Forrige artikkelOm Vestfoldarkivet Neste artikkelKONTAKT OSS